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【制度在线】行政综合管理(十)

最美华冶人2018-10-20 14:32:20

 

    档案管理制度    


1.目的
为规范档案的管理,保证档案的完整性、保密性,理顺管理程序,杜绝档案资料的流失,更好地为企业的生产经营服务,特制定本办法。


 

2.适用范围
适用于公司档案的管理。


 

3.定义
档案是指公司各单位以及个人从事生产经营、科学、技术、文化、教育等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。


 

4.职责
4.1行政经营管控中心
4.1.1主管公司档案工作,对公司档案实行统筹规划、组织协调、统一管理。
4.1.2负责公司纸质档案及电子档案的日常管理工作,业务上接受上级档案行政管理部门的监督和指导。
4.1.3负责公司外来文件及公司内部产生的行政管理、生产经营管理、生产技术管理等文书档案的收集、装订、移交工作。
4.1.4负责公司实物档案的收集、移交工作。
4.1.5负责对公司部门单位档案工作进行指导和管理。
4.1.6负责对相应协作单位档案工作的监督管理。
4.2党群工作部
4.2.1负责公司外来文件及公司内部产生的党务工作类文书档案的收集、装订、移交工作。
4.2.2负责公司相关声像档案的收集、移交工作。
4.2.3负责公司实物电子档案的收集、移交工作。
4.3工会
4.3.1负责公司外来文件及公司内部产生的工会工作类文书档案的收集、装订、移交工作。
4.3.2负责公司相关声像档案的收集、移交工作。
4.3.3负责本部门实物档案的移交工作。
4.4纪委
负责公司外来文件及公司内部产生的审计工作、监察工作、纪委工作等文书档案的收集、装订、移交工作。
4.5安全生产管控中心
负责公司科研档案、产品档案、设备档案、合同档案、实物档案的收集、移交工作。负责检查督促项目工程建设档案的收集、移交工作。
4.6行政经营管控中心资金组
负责公司内部产生的会计档案的装订、收集、移交工作。
4.7各职能部门
负责各自职能范围内其他业务(如:安全、环保等)档案的收集、管理工作。


 

5.档案的门类和管理
5.1文书档案
5.1.1定义
5.1.1.1文书档案是指公司在行政、党务、生产经营等管理活动中形成的档案材料。
5.1.1.2归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
5.1.1.3归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
5.1.1.4件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、图册、名册等一本(册)为一件,来文与复文为一件。
5.1.3归档时间
文书档案一般在每年六月底前向行政经营管控中心档案室移交上年度档案。
5.1.4归档要求
5.1.4.1公司各部门对应归档的纸质文件材料,按照其自然形成规律和文件材料之间的历史联系,进行分类和整理,编制归档文件目录,定期向行政经营管控中心档案管理员移交。
5.1.4.2各部门兼职档案员应对文件材料按件装订,装订时不能压住字迹和掉页,用三孔一线装订整齐美观,结头结在背面。
5.1.4.3各兼职档案员对归档文件按档案分类编号并依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
5.1.4.4归档文件编写页号,有书写内容的页面均需编写页号,位置右上角,双面书写的正面右上角,反面左上角。文件首页右上角编写总页数,第二页从2开始编号,依次编号。
5.1.4.5 凡归档的纸质文件材料,将纸质文件材料和电子档案材料(发文的电子文件)移交行政经营管控中心档案室。
5.1.4.6凡归档的纸质文件材料要准确、系统、齐全;文件题名要确切,字迹、图表要工整清晰,用毛笔、钢笔(碳素或蓝黑墨水)书写,不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写;文件签审(盖章)手续要齐全。
5.1.5文书档案的整理
5.1.5.1装订,归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文一件时,复文在前,来文在后。
5.1.5.2分类,文书档案的分类采用年度保管期限方法进行。
5.1.5.3排列,归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.1.5.4编号,归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。(装订、分类、排列、编号以上工作由各单位兼职档案员完成)
5.1.5.5编目,归档文件应根据分类方案和件号顺序编制<归档文件目录>。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.1.5.6装盒,将归档文件按件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊,同时编制<卷内备考表>,对本盒情况给以说明。
5.2会计档案
5.2.1定义
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
5.2.2归档范围
会计档案形成的文件材料包括会计凭证、会计帐薄、报表、工资表等方面的材料
5.2.3归档时间
会计档案隔年度移交。即当年会计档案在会计年度终了后,可暂由财务组保管一年,第三年3月底前移交行政经营管控中心档案室保管。
5.2.4归档要求
5.2.4.1公司每年形成的会计档案,由财务组兼职档案员按归档要求负责收集、装订、移交
5.2.4.2工资表、账本、报表等档案内容清晰可见,禁止字迹模糊。
5.2.4.3每个单位的工资表应添加页脚(共几页,第几页)。
5.2.4.4封面及卷内内容填写完整准确,且需加盖相关单位的红章,相关领导及人员应签字署名。
5.2.4.5装订时,去掉订书针,不能压住字迹,按序排页,用三孔二线装订整齐美观,结头结在背面。
5.2.4.6装订A3大纸张时,其中若含A4等不足者应进行裱糊,并靠右下方装订整齐。
5.2.5会计档案立卷的标准及要求
5.2.5.1会计档案立卷要遵循会计材料的形成规律,保持案卷内会计文件材料的系统联系。卷内会计材料排列要有条理,填写页码应按统一方法,固定档案材料在卷册内位置和顺序。
5.2.5.2立卷时应根据会计档案保管期限的规定,正确区分文件材料的价值,按保管期限分别组卷。
5.2.5.3案卷封面要统一,并用碳素笔写清全宗名称、类目名称、案卷标题、起止年月、保管期限、本卷张数、档号、立卷单位等;帐本或表格封皮写清卷内帐薄或表格的名称、记帐人员、会计主管签章;凭证封皮写清起止年月、凭证号、册号、张数、会计主管签章。
5.2.5.4备考表放置卷尾,标明案卷内文件材料的缺损、修改、补充等情况,以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题,立卷人和检查人分别签名,立卷时间应填写完整的立卷日期。
5.2.5.5案卷装订时,不能压住字迹和掉页,用三孔线绳装订整齐美观,结头结在背面。
5.2.5.6凡归档的会计档案,必须在电子档案管理系统/文件管理/会计档案模块按著录规则录入相应的电子数据,并将其与纸质文件材料逐一比对,然后按电子档案管理要求归档。
5.2.6会计档案的整理
5.2.6.1会计档案的整理原则上应保持原卷册的封装,不得随意拆封,个别需拆封重新整理的,档案室应会同财务部门和经办人共同拆封整理,以分清责任;不必拆封整理的,只在原封面上填写单位名称、卷内目录号、保管期限即可。
5.2.6.2会计档案的分类按照年度-类目-保管期限的办法进行,其排列、编号采用年度流水法,即首先将各年度归档的会计档案分为报表、帐簿、凭证、工资表、其他五大类,再把不同保管期限的会计档案按照会计档案保管单位排序,一年编一个流水号。
5.3科技档案
5.3.1定义
指公司在科研生产、工程建设、设备维修中形成的对公司生产管理、技术管理、科学管理工作有指导和重要参考价值,所指科技档案包括基建档案(含底图档案)、设备档案、科研档案、产品档案。
5.3.2归档范围
科技档案应包括所有技术资料档案等。
5.3.3归档时间
5.3.3.1产品档案,由技术组在每年一季度末向行政经营管控中心移交上年档案,产品设计和产品工艺文件材料在设计定型和试制定型后归档。
5.3.3.2科研档案,由技术组在一个专题研究全部结束、成果鉴定后归档;研究周期长的专题,在专题研究告一段落后归档;中断研究的专题,在中断时即行归档。 
5.3.3.3基本建设档案,由项目建设单位在单项工程竣工验收后三个月内归档;施工周期长的工程项目,其工程建设文件材料分段移交,待工程全部竣工验收后,重新整理归档。
5.3.3.4特种设备和关键设备的随机资料由安全生产管控中心在购置回来的三个月内归档,仪器、仪表档案由安全生产管控中心在设备安装调试完毕、运转正常验收后三个月内归档,各大型工程设备的随机资料由安全生产管控中心在工程竣工验收后三个月内归档,技改和大中修文件材料、图纸由技术组在工程结束验收后三个月内归档。
5.3.4归档要求
5.3.4.1移交的科技材料必须完整、系统。
5.3.4.2移交的科技材料必须准确地反映公司生产、基建技改、设备维护、产品设计等各项活动的真实内容和历史过程,符合其形成规律。
5.3.4.3移交时对破损文件材料进行装裱;图样按四号图样规格采取手风琴式折叠整齐。
5.3.4.4凡移交的科技材料须做到书写工整,图样清晰,字迹清楚,格式统一,书写材料符合耐久性要求,原稿不得用铅笔、圆珠笔、红墨水及复写纸书写,以利档案的长期保存。
5.3.4.5凡移交的底图必须符合国标规定;与实物相符,与蓝图一致;经过规定的检查,并且有设计、制图、描图、核对、审核人的签字;使用黑色笔描绘,图面平整干净,线条文字清晰,没有污垢、破裂、刮漏等现象。
5.3.5科技档案的整理要求
5.3.5.1形成的科技图纸应进行分类、整理、编号。底图的整理参照科技档案编号方法,按专业或类别、型号组成保管单位平放。
5.3.5.2构成每个案卷的科技文件材料,必须是一组(或几组)有机联系的集合体;卷内文件排列有序,能反映出其自然形成规律;文件按排列顺序编写页码;卷内文件目录填写齐全、准确,真正起到了查找索引和统计的作用;<科技档案卷内备考表>填写齐全,准确、真实地记录和反映出卷内文件的数量、完整程度、存在的主要问题及原因和历次变化情况;案卷封面内容填写齐全,名称拟写简练,字迹工整,并能准确地揭示出卷内文件内容。
5.3.5.3整理标准。去掉金属物,对破损文件材料进行装裱;图样按四号图样规格采取手风琴式折叠整齐,装盒;文字材料一律采用线绳三孔装订案卷,装订整齐、美观、牢固,便于保管和利用;归档的底图必须轧边,且无缺页、无涂污、无破损。
5.3.5.4凡归档的纸质科技档案必须在电子档案管理系统/收集整编模块,按要求分门别类录入相应的档案数据,并将其与纸质档案材料逐一比对,然后按电子档案管理要求整理、归档,并按重要程度进行扫描。
5.3.6科技档案的更改
5.3.6.1在生产设备、系统更新改造完成后,技术组应及时做好科技档案的更改、补充工作。
5.3.6.2在更改科技档案时,更改人员须持主管领导审批的科技档案更改单,到档案室调档修改。修改时先修改底图,修改完毕后经部门负责人或项目设计负责人签字后再去修改蓝图,修改人要在底图或蓝图上签字并注明修改日期。
5.3.6.3小范围的更改,可采用杠改或刮改的方法,且在更改部位加注“更改标记”;如果改动量较大,则在原图上加盖“作废”标记,并重新绘制底图、蓝图,保存在该套档案的最后部分;需要剔出的图纸,剔出后应保存三年后销毁。
5.3.6.4新改图纸仍用原编号,如果更改后的图纸多于原来张数,可将多余图纸移至该项或该项工程图号末尾顺序编号,也可用中间插入号。
5.3.6.5更改时,要确保底图和蓝图图面整洁、完整、统一、清晰。更改好的蓝图和底图同时归档。
5.3.7图纸的晒制与复印
5.3.7.1公司基建、生产、科研和各项活动中形成的图形材料的晒制、复印统一技术组归口管理,各单位兼职档案管理员负责配合。
5.3.7.2各单位晒制、复印图纸须认真填写<晒图、复印申请单>,经本单位主管领导批准,在由行政经营管控中心领导批准后,档案室工作人员审核后方可晒制、复印图纸;晒制、复印成套图纸(单项工程完整的设备、电气、工艺等图纸)必须经本单位一把手批准,行政经营管控中心审批后由档案室工作人员按申请单上内容晒制或复印。复制人员不得随意更改晒制、复印数量。
5.3.7.3被晒制或复印的图纸必须有正规的标题栏、边框线,标题栏内图号、名称、日期齐全,有设计人、描图人签名,有项目负责人审核签字。未经审核或不完整的草图原则上不予晒制。
5.3.7.4图纸复印或晒制好以后,图纸重量、张数要经过准确统计。晒图人员在填写<图纸发放登记表>之后,方可将图纸带走。
5.4声像档案
5.4.1定义
声像档案是指公司各部门或个人在公司的生产经营及各类公务活动中直接形成的、有保存价值的录音、录像、照片(包括正片和底片)、影片等专门载体的材料。声像档案一般由录音带、摄像带、照片(含底片)和文字说明两部分组成。
5.4.2归档范围
5.4.2.1省市领导、上级主管部门领导视察、检查公司工作时形成的声像材料。
5.4.2.2公司召开的党代会、职代会以及重要的工作会议、专业会议形成的声像材料。
5.4.2.3反映公司厂容厂貌、主要建筑物、主要生产设备的声像材料。
5.4.2.4公司发生重大事故、自然灾害和异常现象形成的声像材料。
5.4.2.5公司荣获国家、部、省、市等授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等有纪念意义及凭证性实物的声像材料。
5.4.2.6公司重要的宣传、展览、表彰劳动模范、先进生产(工作)者、优秀党/团员的声像材料。
5.4.2.7反映公司精神文明建设、员工文化生活的声像材料。         
5.4.2.8公司组织或参加的重要外事活动形成的声像材料。
5.4.2.9公司在合资、联营活动中形成的声像材料。
5.4.3归档时间
5.4.3.1声像档案资料一般在每年六月底前向行政经营管控中心档案室移交上年度档案。
5.4.3.2档案室应随时收集零散的具备保存价值的声像资料。
5.4.4归档要求
5.4.4.1录音带、摄像带、照片(含底片)和文字说明要收集齐全、按时移交。
5.4.4.2档案室原则上接收原版、原件,特殊情况下也可接收复制件。
5.4.4.3声像资料的内容要真实、图像要清晰,底片、原件、影像与复制品相符。
5.4.5声像档案的整理
5.4.5.1声像档案的整理,是指通过分类、组合、排列和编目,形成系统,以便保管和利用。声像档案的整理由摄录人员负责。
5.4.5.1.1照片档案按年代分类,按时间顺序编号,底片与同一照片编号相同。
5.4.5.1.2录音带、摄像带、按年代编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一案卷号,然后每盘再依次编排序号。
5.4.5.1.3保管期限应按照声像档案内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素进行划定。
5.4.5.2文字说明的编写,文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、作者(摄制者)等。                          
5.4.5.2.1编写文字应准确反映档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。
5.4.5.2.2照片按自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、摄像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明。文字说明同声像档案一同存放。
5.4.5.2.3文字说明应简洁明了、语言通顺;时间用阿拉伯数字表示。
5.4.5.3案卷要求
5.4.5.3.1将具有共同主题内容的若干份照片资料组成案卷,集中编放。
5.4.5.3.2组卷后的照片档案应整齐美观,每卷内必须有<照片/录像档案目录>。
5.4.5.3.3录音带、摄像带在盒套外贴上标签,注明题目、日期、盘数、带长、
时间、声像机器型号等,目录采用流水编号。
5.4.5.4凡归档的声像档案,必须在电子档案管理系统/文件管理模块按著录规则录入相应的电子数据,并将其实物与逐一比对,然后按电子档案管理要求整理、归档。
5.5实物档案
5.5.1定义
实物档案是指公司在各项工作和管理活动中形成的具有保存价值的实物。包括建筑模型(平面、立体)、产品模型纪念牌、纪念章、纪念品和取得成绩受到上级奖励的奖品、奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书以及由于协作和服务得到的馈赠品,如锦旗、牌匾等。
5.5.2归档范围
公司通过各种途径获得的各类奖杯、奖状、奖章、奖牌、证书以及废旧公章等。
5.5.3归档时间
实物档案资料应在形成后三个月内移交行政经营管控中心档案室,如有特殊情况可以适当延长移交时间。
5.5.4归档要求
5.5.4.1公司获奖之类档案和废旧公章须先经党群工作部拍照保存电子档案,后交至行政经营管控中心档案室备案登记归档。
5.5.4.2实物电子档案由党群工作部定期给行政经营管控中心档案室移交。
5.5.4.3证书如营业执照、法人证书等重要证件由各管理部门负责移交。
5.5.5实物档案的整理
5.5.5.1实物档案的归档整理应根据证书及奖牌的分类进行流水编号,并编制<实物档案分类目录>。
5.5.5.2凡归档的实物档案,必须在电子档案管理系统/文件管理模块按著录规则录入相应的电子数据,并将其与纸质文件材料逐一比对,然后按电子档案管理要求整理、归档。
5.6合同档案
5.6.1定义
5.6.1.1合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
5.6.1.2合同的整理单位。一般一份合同为一件。
5.6.2归档时间
合同档案一般在每年六月底前向行政经营管控中心档案室移交上年度档案。
5.6.3归档要求
5.6.3.1行政经营管控中心(经营组)对应归档的合同,按照单位/项目-问题分类,定期归档备案。
5.6.3.2应对文件材料按件装订,装订时不能压住字迹和掉页,用三孔一线装订整齐美观,结头结在背面。
5.6.3.3凡归档的合同必须是原件;合同号编制准确,用钢笔(碳素或蓝黑墨水)等耐久性材料书写,不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写;合同签审(盖章)手续要齐全。
5.6.4合同档案的整理
5.6.4.1装订,合同档案应按件装订。
5.6.4.2分类,合同档案的分类采用年度-机构-问题方法进行, 其中问题项分为采购类(含外委维修)、销售类、工程项目类(土建、制作、安装、装修等)、资产类(租赁、能源供应等)、劳务类(运输、承包、检验、委托加工)、废旧积压物资处理及其它合同七大类。
5.6.4.3编号,归档合同应依分类方案逐件编号,在合同首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
5.6.4.4编目,合同档案应根据分类方案和件号顺序编制<合同档案卷内目录>。
5.6.4.5装盒,将合同档案按机构-问题顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊,同时编制卷内备考表,对本盒情况给以说明。
5.6.4.6录入系统,凡归档的合同,必须在电子档案管理系统/文件管理模块按著录规则录入相应的电子数据,并将其与合同原件逐一比对,然后按电子档案管理要求整理、归档。


 

6.档案的保管
6.1档案的保管必须有良好的卫生环境和防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温,防虫蛀、防鼠咬措施,定期进行清扫和检查。
6.2存放档案的柜架等设备应排列有序、统一编号,做到帐物相符,对破损或载体变质的档案要及时进行复制和修补。
6.3声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要的技术处理。
6.4底片册、录音、摄像带应立放,存放磁带最好不用铁皮柜。


 

7.档案的归档手续
归档文件移交时,移交部门先填写<移交申请表>,并编制写<归档文件移交清单>一式两份, 经本单位领导审批,再须行政经营管控中心领导批准后,方可移交。移交时交接双方按清单清点清楚,确认无误后,双方签字盖章,各留一份,妥善保管。对不符合案卷质量要求的由档案室责成移交单位限期整改,按期移交。


 

8.档案的归档份数
基建和设备档案(特种设备除外)一般一式两份,特种设备每台设备的随机资料都应归档。其他归档资料一般一式一份。


 

9.档案的借阅
9.1借阅范围及手续
9.1.1公司员工因工作需要借阅一般档案,需先到行政经营管控中心填写档案借阅审批表,经本单位领导批准,再由行政经营管控中心领导批准后,方可借阅。机密文件或重要的档案材料,原则上不予外借,特殊情况需外借的,借阅人需填写借阅审批表,经本单位领导、公司主管领导,行政经营管控中心领导批准后,方可借阅。
9.1.2公司以外单位或个人查阅的,需持有效证件和本单位介绍信,经行政经营管控中心领导批准方可查阅;特殊情况需要外借的,经总经理批准,并交付押金200元至1000元,方可借阅。
9.1.3借阅审批表由档案室管理人员留存备查。凡借阅档案的人员,必须认真填写档案借阅登记表。
9.2借阅要求
9.2.1需要复印档案的,须经行政经营管控中心领导批准。
9.2.2档案借阅人员,必须按期归还档案。一般情况下,科技档案借用期限为一个月,文书、会计档案和实物档案借阅期限为一周。如确因工作需要不能按时归还,必须及时到档案管理部门办理续借手续。    
9.2.3借阅档案人员应负责档案的完整与安全,档案不得被丢失,不得被拆、涂抹或缺失等毁损现象,如有上述情况发生的,应视其情节轻重,将分别给予批评教育、经济处罚以至行政处分。
9.2.4借阅档案人员不得随意翻阅其他档案,不得向无关人员泄露档案内容。
9.2.5公司人员调离时必须主动交回所借阅的档案,否则,行政经营管控中心在离职清单上不予签字、盖章。


 

10.档案的鉴定、销毁
10.1各档案门类保管期限的鉴定一般参照《档案分类编号规则》执行。
10.2《档案分类编号规则》范围以外的档案,直接鉴定档案的价值,对公司有长远利用价值的档案永久保存,在一定时期内有利用价值的档案定期保存,介于两者之间的档案,保存期限一律从长。
10.3各部门在企业生产经营及各种公务活动中产生的各种资料,由本部门根据重要程度自行鉴定,有保存价值的,遵照档案移交程序,在规定时间内向档案管理部门移交。没有存档价值的,在本部门保管一年以后,由本部门填写《档案销毁审批表》、编制《档案销毁清册》,经本部门领导审核,行政经营管控中心审批后进行销毁。
10.4档案的保管期限届满,并需要销毁的,由档案室编写《档案销毁审批表》及《档案销毁清册》,经行政经营管控中心领导审查,档案业务相关部门/单位审核,行政经营管控中心审批后,并指定销毁人和监销人方可销毁。
10.5批准销毁的档案应及时送造纸厂化为纸浆。档案销毁后,销毁人和监销人分别在销毁审批表上签字,注明销毁日期。
10.6《档案销毁审批表》、《档案销毁清册》要立卷归档,永久保存。