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我真该早点发出来的...

大头说时间管理2019-01-11 05:29:02


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2017年第111天


今天给小伙伴推荐十个最好用的效率提升工具大集合,都是大头亲自使用的第一手长期宝贵经验。本期软件应用范围涵盖时间消耗记录、一万小时领域精进记录、习惯养成打卡、待办清单系统、项目管理、白噪声、番茄钟、资讯阅读、思维导图和知识管理方面。


 01 Atimelogger2 

定位:时间消耗记录分析

平台:iOS/Android


时间消耗统计无论是对于时间管理初学者,还是高段位研究者都有其存在意义。


初级阶段,时间统计可以找出时间漏洞。通过真实数据分析让我们明白为什么我每天的工作学习效率如此之低,为什么一天下来觉得毫无成就感可言,为什么陷入忙盲茫的怪圈。


找到时间漏洞,针对性做出改进,变成可以利用的高效时间段。


高级阶段,时间统计可以精进细分领域研究,积累关注领域的一万小时。以此为目标,达到细分领域专家水平,心无旁骛朝着“小”目标努力,持续打造个人品牌。

Atimelogger2是手机上第一推荐时间开销记录应用,和柳比歇夫记录法一样,从起床到睡觉一天24小时都做记录,适合初学者找出时间漏洞,同样也可以作为判定人的生活是否平衡的标志。


该应用打卡记录方便,图标颜色丰富。活动类别群组按照文件夹式第一、二层分类模式,和人生六大平衡轮产生关联。

↑ Atimelogger2 活动群组分类参考

                                                         

记录的数据会自动生成三种类型报表、图形,饼状图可以直观看出一人的生活是否处于良好的平衡状态。是否由于处于工作狂人状态而忘记锻炼休息,忘记个人学习提升,忘记家庭关爱和朋友社交,忘记个人爱好培养。

↑ Atimelogger2 多种数据报告

                                             


 02  爱今天

定位:一万小时精进领域时间记录

平台:Android


只记录自己关注活动类别时间消耗,比如我在个人成长领域投入总时长,包括读书、写作、微课分享、运营互动等子类都归类于此。


“爱今天”可以在“投资时间”内建立目标和习惯两种类型,目标中有大目标和小目标,小目标是附属于大目标的。


在大目标“35岁前出版职场GTD书籍”中选择达到的业界级别(Top1%/5%/10%/20%分别投入10000/5400/1800/600小时有效时间),可以看到业界1%和5%级别所投入的时间几乎差了一半,正所谓“精益求精”。


选择开始和期限时间后,会自动帮你计算出每天要投入的时间,让一个看起来很“虚渺”的目标落实到每天时间投入是否可行,每天你愿意或者可能抽出3小时来吗?


这样目标制定才更精准,更有实际意义。


这样我们开始对每天小目标的时间记录都会同步汇总到大目标中,直观显示进行中和阶段性已经完成的小目标,为达到心中的梦想目标,每天你都在做出努力吗?只是停留在口头说说,还是脚踏实地一步步前行呢?

↑ 爱今天的一万小时目标精进



直观的数据统计图回顾每日梦想践行情况,每天睡觉前花2分钟回顾下,今天你为自己梦想奋斗呢吗?每天的投入是否够努力?直观数据图一清二楚。

↑ 爱今天的数据统计


 

   03  HabitBull

定位:习惯养成打卡

平台:iOS/Android


新习惯的养成从来都不是一件容易的事情,需要克服我们原来固有的生活节奏,和人的懒惰思想情绪做斗争,经过一段时间方可培养出良好新习惯。


一项新习惯的成功获得,至少要以21天为一个周期,通过连续性的数据、可视化的呈现来激励自己,抱团组队良好氛围也非常重要,结合游戏化的乐趣方式更是有所助力,定期小目标达成的物质精神奖励会推动下一个阶段目标的完成。


HabitBull我认为是众多传统习惯培养方面功能做的最全面的手机应用,将习惯预分为 10 大类 65 个小类,基本上我们想做出改变的在里面都可以找到。


在设置一项新目标时,会让我们做出问题的选择,比如目标达成是(有/没有)达成型的简单衡量标准,还是数字的量化性质,一系列问题答下来后可以让我们设置目标时做出更加全面的思考。


每天的目标达成后我们可以来打卡,以此生成更加直观的柱状图、折线图、百分比等详细数据,数据还可以导出分析,非常适合那些自我挑战爱好控和数据控。

↑ HabitBull打卡数据分析



 04  Trello

定位:待办清单系统、项目管理

平台:全平台


Trello是我时间管理体系中的待办清单子系统,主要是三大功能:大事小事丢箩筐、一周安排心中明、聚焦当下日计划。


由于Trello采用的是看板原理,可应用扩展方面非常多,几乎可以管理你的整个人生,比如家庭房屋装修、结婚安排、旅行度蜜月、书籍电影阅读、工作项目团队合作等等。


不同看板按照多种维度灵活设置,看板贴上便利贴设置任务,每一个便利贴加入待办清单等信息,一环套一环可发挥的功能积极强大。


结合每日待办清单,可以将Trello看板设置成“未做”、“进行中”、“已完成”三个维度,在看板下加上任务,任务拖动表示其完成进展,其强大功能免费版基本都可以搞定啦!

↑ Trello每日待办清单



 05  Any.do

特点:待办清单

平台:全平台


Any.do是待办清单类软件中,界面清爽操作简洁的小众类应用,它有如下使用特点:


● 花上5分钟,安排今日事情

在当天清晨,花上5分钟时间制定日计划,让你对今日有更清晰的安排和小小的期许。Any.do根据你列出的任务时间,能够引导你花点时间安排你的事情,看起来一个小小的动作,带来的却是微习惯的改变和对美好生活的期待。

↑ Any.do今日计划安排


● 项目分解成子任务,做事清晰有序。

一般在安排今日计划时,这些事项是指的一个个项目,比如“完成长沙项目报告”,那么就需要将该项目用检查清单方式。


分解成一项项的下一步行动,该下一步行动是可以马上执行的,时间控制在5-25分钟可以完成的任务,完成一个就划掉一项,积累成就感。


↑ Any.do任务分解


● 所有任务一览无余,掌控不同视角

当一天任务繁杂的时候,我们需要根据任务的重要性或者到期时间来确认任务的优先级,避免一天工作下来,只顾着扮演救火队员的角色去处理紧要性第一象限任务,而忽视了重要长期性的第二象限任务。


Any.do提供针对所有任务的不同视角切换模式,帮我们自动筛选要做的事情。

↑ Any.do多任务视角切换模式

 

● 回顾完成任务,检视一周成果

每到周末的时候,花上30分时间来看看我们本周的成果,健康、工作、家庭、社交、素质和爱好方面都有完成哪些事情?


生活各方面是否都有照顾,平衡好各自角色?哪些完成的事情是比较有意义的?哪些事情是可以避免,不需要做的?哪些事情是可以委派给团队成员去的?回顾才能带来改进。

↑ Any.do每日回顾



 06  番茄土豆

定位:时间消耗记录、健康、注意力

平台:全平台


每天的日计划我喜欢用青蛙蝌蚪法安排,每天1-3只青蛙让我们聚焦在少量有价值的要事上,完成后多余时间批量性处理蝌蚪零碎类事情,时间消耗记录也以此为依据,只记录任务类事情,其他事件不做记录。


番茄土豆由番茄+土豆组成,土豆相当于青蛙或者蝌蚪事宜,番茄指高效番茄工作法,一般是工作学习25分钟、休息5分钟,再工作学习25分钟、休息5分钟,依次4个循环后休息20分钟。


番茄工作法除了记录时间消耗外,可以让我们聚精会神高效率完成当下任务,最重要的是注重对健康的关注意识,防止长时间伏案工作带来的各种颈椎腰椎肥胖病。

↑ 番茄土豆主界面



 07  潮汐

特点:白噪声,番茄钟

平台:iOS


上面介绍番茄工作法,潮汐应用是融入白噪声的番茄钟,自带冥想、咖啡馆、森林、雨天、晨光五种白噪声,我常用于每日读书和写作活动。


为快速进入读书状态中,主动去构造读书仪式清单。

● 将书平摊于书桌,旁边放着荧光笔、黑色水笔、番茄钟、手机;

● 手机打开潮汐应用,切换到“冥想”频道,设置30分钟倒计时,带上耳机;

● 番茄钟同时开启30分钟倒计时;

● 打开书本。


写作时最重要的是保持专注力和创意灵感迸发,除了利用早晨大段精力旺盛时间段外,人为创造写作的环境也是非常重要的因素。


当你在写作时,听着咖啡馆的人语声、轻微小雨声、轰轰雷雨声、火车行驶声、火焰燃烧呲呲声、微风拂落叶声、小溪水流声、海浪轻拍声、虫鸣鸟叫声等,让人有种身临其境的感觉。


界面设计优美的潮汐应用就成为众多白噪声应用首选,它提供多种环境选择模式,结合番茄工作法理念设置时长。


写作的时候建议一次设置60分钟倒计时吧,既保证写作灵感延续性,又不会太累!

↑ 潮汐主界面



 08  Feedly+Pocket

定位:资讯泛读+资讯精读

平台:全平台


当资讯阅读源爆炸的今天,除了做减法外,我们也要转变自己的阅读思路,从众多阅读入口改为单一入口。


无论是微信公众号,还是国内国外的众多网站,我们只要通过一个入口就可以阅读自己订阅的所有关注资讯,减少来回切换的时间成本以及压力感。


我的解决方案是对于垂直领域的专业网站甚至微信公众号,通过RSS订阅方式将资讯信息自动收集到单一入口,每天25分钟番茄时间,通过标题快速阅读法能够轻松泛读关注领域三四百条左右的资讯。


通过Feedly的RSS资讯泛读后,对资讯进行初步筛选,觉得有价值需要后续加工处理,会放入到Pocket进行离线精听精读。


Feedly(资讯自动收集+泛读)+Pocket(资讯精读精听+整理)构成了我的资讯阅读子系统。


无论是前微信阅读时代,还是后微信阅读时代,RSS模式应该是一直提倡,并且是优先提倡的资讯阅读方式。

↑ Feedly+Pocket资讯小系统



 09  Mindnode

定位:思维导图

平台:iOS/Mac


正式写作前草拟文章大纲,把握思路框架是我的习惯,就如同吃青蛙做一件要事前,花上几分钟时间对要事进行下一步行动分解,后面做事会更顺畅、有序,正所谓的磨刀不误砍柴工。


思维导图就是一项简单且人见人爱的思维方法,做计划用得到它、做读书笔记用得到它、迸发创意用得到它,构思文章更会用得到它。


Mindnode是跨Mac/iOS平台,颜值最高的思维导图应用软件,我经常是在Mac上完成框架后,通过Airdrop云同步到iPhone手机中查看,对于出差族最贴心。

↑ Mindnode日计划模板



 10  印象笔记

定位:知识管理

平台:全平台


印象笔记和Pocket一样,也有收藏和离线阅读功能,前者的强大之处就在于知识管理,资讯阅读后的加工处理。


可以给笔记加黄色背景色标注重点摘抄、红色文本写心得感想,或者利用复选框加上自己的下一步行动,甚至直接录音做笔记,手机电脑都可以这样处理。


写作时,自己阅读过的精华资源也为成为搜索的首要选择,启发思维。


写作前构思框架除了用思维导图之外,曼陀罗九宫格思考术模板是另一大利器,单篇文章、系列文章布局都好用,写上关键词要点。


正式写作时,每写完一项关键词的内容介绍就勾选掉会非常有成就感,一篇长文章完成n个关键词介绍就搞定啦,这也就是所谓的吃青蛙原则,让写作不再可怕。

↑ 印象笔记曼陀罗九宫格思考术



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