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把所有的工作整理到一张纸上,是一种什么体验?

博集天卷书友会2022-07-29 15:08:03

你擅长整理吗?

“整理”这个词有很多含义。

● 整理桌子、打扫房间

● 梳理头脑中的思绪

● 提高吸收知识和信息的效率

● 快捷有效地向别人传递观点

…………

工作上、学习中、我们的人生里处处都有不得不整理的时候。

可是把所有的工作都整理到一张纸上,也是蛮浮夸的,可是真的不难啊,我把自己的一张纸记录列在文章中,实例仅供大家参考。

在丰田(TOYOTA,日本汽车制造公司)和P&G(宝洁公司)等大型公司中,这种“一张纸整理术”得到了彻底执行。为什么会这样?

这是因为他们认为“只要抓住了事情的要领,无论是策划书还是汇报资料,肯定都能整理得短小精悍”。如果你办不到,公司就会认为这说明你在整理方面欠缺“思考能力”、“实际操作的能力”不足、“提高效率的意识”不强。


通过用“一张纸整理术”来整理工作,可以培养你整理事务的“思考能力”“操作能力”以及“提高效率的意识”。你手上的工作也能因此变得更加简单易行。


一、给要解决的问题拍一个预告片

【如同电影拍预告片一样,我们也要先提出一个“假设”】


面对问题,首先他提出了假设,然后根据这个假设判断素材的重要性,决定哪些素材可以删去,哪些素材需要保留。有了他的这一步,让我从先前一眼望不到头的状态中跳出来,瞬间感觉前方柳暗花明。


这个方法也称为“假设思考”,就是一种先提出假定的结论,然后朝着这个假定结论开展工作的方法。


如果把我所做的工作比喻为电影“正片”的话,提出假设的就是制作这部电影的“预告片”。


 “提出假设”其实也就是要你建立预期。只有看见了“出口”,才有可能朝着那个方向整理课题。

二、一张便笺整理好5个要素,实现100%高效率工作


先上图:五个要素放到一张便签中

(我胡说八道写了一个能减肥的沐浴液新产品计划,看起来挺心动)


看起来很简单,做起来更简单,逻辑却不简单:


【用5个图标和一个空白栏来制作模板】

如果能在一开始就提出“假设”,你便能在短时间内整理完毕策划书和汇报用的资料等。在你提出“假设”的时候,能够助你一臂之力的就是这个“S便笺”(其中“S”的含义我在之后会跟大家介绍)。而“便笺”就是指我们平日里使用的便笺纸。


这个简单的模板利用插图(下图)表示5个要素,图标下面还设置了填写用的空间。

你把一张便笺纸(宽5cm,长10cm左右)分为5个要素栏,然后在每一栏里填入对应的要素,你今后需要解决的问题就一目了然。

在开始工作之前,准备好“S便笺”,然后填入下面这5个要素:

【使用“S便笺”后,3个S清晰明了】

在“S便笺”中填入工作的五个要素后,你就能看到“3个S”。


这3个S分别是:

Solution(问题解决)

Story(故事)

Simple(简洁)


在开始工作之前,你通过填写“S便笺”中的五个要素栏,你就将如何解决客户所面临的困难(Solution),解决困难之后会有怎样的理想效果等内容整合成了一个连贯的故事(Story),工作的预期效果便清晰可见,事情开始变得简单明了(Simple)。


这就是“S便笺”这个名字中S的由来。然后,你按照这个“S便笺”开展工作,一切都会进展顺利,最终获得成功(Success)。

三、使用“16分割笔记”来收集(整理)信息支持假设和充实假设。


【通过用两页笔记本纸来收集整理信息】

我们用“S便笺”来建立了假设。接下来,我们需要的是能支持和充实这个假设的信息。

在收集和整理信息时,我一般使用的方法是“16分割笔记法”。


“16分割笔记法”是一个简单的工具,将普通记事本的左右两页(对开页)作为一张纸,分为16个方格来使用。


“16分割笔记”同时具有了记事本的“机动性”,又有便利贴的“方格单元”,还有笔记本的“作业性”等三个优点。

我想写一篇介绍斯蒂芬·金的文章,就是《肖申克的救赎》的作者,但是这个人太牛逼,导致我的思绪非常混乱,我就要先把我脑子里能想到的列出来(当然了,不一定要把16个格子都填满,根据你的实际需要来定):

看起来也不难,下面我来教你们具体的操作方法以及需要注意的细节。

 

首先,我来介绍它的使用方法。

【用颜色将15个点子区别分类,建立联系】

“16分割笔记”以两页笔记本纸作为单位使用。原则是首先在第一个方格中填入主题。这一招可以让你的笔记技巧达到以往笔记中无法达到的高度。


在16个方格中的左上角方格中填入主题(标题)和日期,然后在剩下的15个方格中填入想法。


你记录了主题和日期,即使以后笔记越积越多,这些记录下的主题和日期也能作为索引使用。这15个方格填入后,就让各种各样的组合变得简单。你将一个个点子通过不同的颜色区分开来,然后建立它们之间的联系,这一方法可能会激发新的创意。


做这项工作时,如果你使用的是平日里那种记录大段文章的横线条记事本的话,查找与主题相关的点子时,你就必须四处翻找。但用了“16分割笔记”,在翻开的两页纸上你就可以一览15个点子。

你还可以使用“颜色编码”


所谓“颜色编码”,就是“让颜色来代表某些意义”。比如说,信号灯的绿色表示“前进”;黄色表示“注意”;红色表示“止步”;看一眼颜色,你就能立刻明白其所代表的意思。同样的道理,你如果通过自己设立的颜色编码来进行信息分类,在搜索资料时就非常便利。


颜色分类的时候,我通常使用的是荧光笔。我也推荐大家使用荧光笔,因为使用荧光笔后能让笔记看起来一目了然,搜索起来也更加容易。在这里我给大家介绍我自己的颜色编码,仅供参考。


红色—最重要的内容

黄色—感兴趣的信息

蓝色—自己正在着手做的题目

绿色—发现后想记录下来的信息

金色—特别的主题

你也设定一组自己的颜色编码试一试吧。

以上是解决问题的通用方法根据不同的问题还有不同的一张纸模板。


例如:最快速的职务交接法“一张纸交接地图”模板

再来个栗子:

一本书15分钟搞定的“阅读克星(Killer Reading)”模板

制作理论报告书用的“1•2•3 Mapping”模板

更高级的“故事型汇报”模板

Any way ,方法可以有千万种,看起来简单,实践起来考验的却是耐力。如果你不是绝顶聪明的人儿,比如我就不是,就要铭记:好记性不如烂笔头。这些表格,是逻辑思维从大脑映射到纸上,让思路更加清晰,绝不仅仅是好看。动手动脑,学习和工作效率必须up up up!

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《聪明人的一张纸工作整理术:

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